医療機関の受付業務を効率化する方法

病院・クリニックの受付負担減と患者様のフラストレーション減をAmeyoJで実現できます。

既存PBXを生かしながら、予約受付、一次振り分け、応対記録、可視化までを整理する。AmeyoJは、受付電話の負荷を減らし、患者さんがつながりやすい窓口づくりを進めやすいクラウド基盤です。
PBX／シンプルIVR／ACD／全通話録音／レポート／他社CRM連携／SMS連携／音声テキスト化に対応。電話対応だけを切り出して考えるのではなく、受付全体の流れを整えやすいことが、AmeyoJの強みです。

資料請求する／デモ・導入相談をする

※ AmeyoJはIT導入補助金の対象として案内されています。適用条件は年度や申請区分で変わるため、詳細は個別確認が必要です。

こんなお悩みはありませんか

予約電話が集中し、患者さんへの対応が遅れやすい。
診療時間外の着信が、翌朝の折り返しに積み上がる。
予約変更、キャンセル、診療時間の案内など、同じ説明が何度も発生する。
Web予約だけでは、高齢者や電話希望の患者さんを十分にカバーしにくい。
どの時間帯に、どの用件で受電漏れが起きているのか見えにくい。

医療機関における電話対応の現状と課題

いま医療機関の電話DXで問われているのは、単なる電話設備の更新ではありません。予約変更やキャンセル、診療時間の確認といった定型業務をどう整理し、限られた人手を「本当に人が出るべき電話」に振り向けるかです。

問題は、電話の本数だけではありません

見直すべきなのは、予約受付、振り分け、折り返し、記録、可視化が分断していることです。
電話が鳴るたびに人が判断し、台帳や予約システムを確認し、必要なら折り返し、記録は別に残す。こうした流れが続くと、受付は忙しいのに、どこを改善すべきかが見えにくくなります。
だから必要なのは、電話の数を無理に減らすことではなく、「電話を含めた受付導線」を整えることです。

AmeyoJでできること

電話業務　改善の5つのステップ

1. 予約変更や確認など、定型的な一次受付をIVRで整理

診療時間の案内、予約変更やキャンセルの一次受付など、定型業務を切り分けやすくなります。スタッフは、個別事情のある相談や確認に集中しやすくなります。

2. ACDで「人が出るべき電話」を回しやすくする

受付全体で電話を抱え込むのではなく、用件や体制に応じて回す設計に変えることで、ピーク時の負荷を下げやすくなります。

3. 全通話録音とレポートで、応対品質を見える化

案内ミスの確認、教育、言った・言わないの防止、混雑時間帯の把握など、改善の土台をつくれます。

4. CRM連携・SMS連携で、受付後の案内までつなぐ

電話だけを最適化するのではなく、受付後の案内や記録までつなげやすい構成です。SMSでの案内送付や、既存システムとの連携も検討しやすくなります。

5. 既存環境を生かしながら、段階的に見直しやすい

全面入れ替えを前提にせず、既存PBXを生かしながら段階的に整備しやすいのが現実的な利点です。

予約電話がつながらない現場に、なぜこの設計が合うのか

医療機関の受付電話には、「今すぐ人が出るべき電話」と「まず自動で受けて整理できる電話」が混在しています。
たとえば、診療時間の確認、予約変更、健診案内、必要書類の確認には、一次案内や振り分けの余地があります。
一方、症状確認を伴う相談や個別事情のある連絡は、有人対応が欠かせません。
この切り分けができないと、スタッフはすべての電話を同じ重さで受けることになり、現場の負荷は高いままです。AmeyoJは、その混在を整理しやすくする基盤です。

IVR・Web・AI Agent予約の違い

手段	向く場面	見ておきたい点
Web予約	空き枠を見ながら、自分で操作して予約したい場合。	高齢者や電話希望の患者さんには、それだけでは足りないことがあります。
IVR	診療時間案内、予約変更の振り分け、よくある問い合わせの一次対応。	定型業務を整理し、人が対応すべき電話を絞り込みやすくなります。
AI Agent	発話内容を理解しながら、自然な対話で一次対応したい場合。	まずはIVRなどで導線を整え、その先で広げると運用しやすくなります。

LIPSE/IPS PROでは、AmeyoJに加えてAI音声エージェント「Inya Platform」も相談できます。まずは受付導線を整え、その先でAI活用を広げる進め方が現実的です。

Ameyoの課題解決事例

医療分野の導入事例では、手作業の予約受付、受発信の分断、マルチチャネル不足、高い放棄呼率が課題でした。
そこで、セルフサービスIVRによる一次受付、既存PBXとの連携、ボイスロガー、ミスコール対策、SMS・インターネット・電話を横断した導線整備を進め、運用効率と機会損失の抑制につなげています。
この事例が示しているのは、「予約を自動化した」ことより、「受付窓口全体を取りこぼしにくい構造へ変えた」ことの重要性です。

こんな医療機関に向いています

予約変更・キャンセル・診療時間確認の電話が多い。
代表電話に問い合わせが集中している。
高齢者を含め、電話での受付導線を残したい。
Web予約だけでは取りこぼしが起きている。
折り返し漏れや応対品質のばらつきを減らしたい。
既存PBXや院内運用を踏まえ、段階的に見直したい。

導入の進め方

STEP

電話の流れを見える化する

どの時間帯に電話が集中しているか。どの用件が定型化できるか。どこで折り返し漏れや受電漏れが起きているか。まずは現状を整理します。

STEP

定型用件から切り分ける

診療時間案内、予約変更、キャンセル、健診案内など、一次受付しやすい用件から整理します。

STEP

記録と連携で改善を回す

全通話録音、レポート、SMS連携、必要に応じたCRM連携を組み合わせ、改善を継続できる状態をつくります。

よくある質問

予約変更やキャンセルだけ、自動化できますか？: はい、可能です。IVRやSMS連携などを組み合わせれば、定型部分だけを切り出して整理しやすくなります。
高齢者が多いクリニックでも使えますか？: 電話導線を残した設計は有効です。Web予約だけに寄せず、音声案内や有人対応を組み合わせることで、使いやすさを保ちやすくなります。
AI電話とIVRの違いは何ですか？: IVRは選択式ガイダンスや定型振り分けに強く、AI電話は発話理解を生かした自然な一次対応に向きます。まずはIVRで流れを整え、その後AI活用へ広げる進め方も現実的です。
既存PBXを残したまま見直せますか？: 構成は院内環境によりますが、全面入れ替えを前提にせず、既存環境を生かしながら段階的に見直す考え方が取りやすい領域です。
通話録音やレポートは使えますか？: はい。応対品質の確認、教育、混雑時間帯の把握に役立ちます。
SMSで案内を送ることはできますか？: 可能です。予診票のURLや案内ページの送付など、電話後の案内を補強しやすくなります。
セキュリティや運用体制はどう見ればよいですか？: 確認したいのは、通信事業者としての体制、データセンター運用、録音や権限管理の考え方です。IPS PROは登録電気通信事業者で、深川データセンター運営でISO/IEC 27001:2022を取得しています。詳細は個別要件に応じて確認が必要ですが、相談時に見ておきたいポイントです。
将来的にAI音声まで広げたいのですが、最初から全面AIにする必要はありますか？: 必ずしもありません。まずはAmeyoJで受付導線、振り分け、録音、レポートを整え、その後にInya PlatformのようなAI音声エージェントへ広げる進め方が現実的です。